Oleh: ardianita | 04/08/2011

Audit ISO 9001

Hari ini perusahaanku diaudit ISO 9001 dari eksternal yaitu dari Singapura. Auditornya sudah tua, usianya sekitar 70 tahuan, tapi bicaranya masih lancar dan jelas. Kekurangannya, sekarang ingatannya sudah tidak setajam dulu. Saya bisa membandingkannya, karena beberapa tahun yang lalu Auditor ini sudah sering melakukan audit di tempatku dan saya selalu mengikutinya. Di sini saya tidak membicarakan ISO 9001 itu apa, karena sudah banyak website yang menjelaskannya.
Saya ingat bagaimana saat perusahaanku pertama kali menerapkan prosedur ISO. Kami diharuskan menulis apa-apa yang biasa kami kerjakan untuk dijadikan Prosedur Mutu dan Instruksi Mutu. Cukup sulit juga saat itu. Banyak form-form yang kami buat untuk menampung hasil kerja, yang biasanya ditulis sembarangan, kecuali yang akan dilaporkan. Sekarang semua kegiatan harus dicatat yang kemudian disimpan. Ini benar-benar merubah budaya. Kelihatannya sepele, tetapi cukup berat juga melakukannya. Bahkan sampai sekarang, yang sudah tahunan menerapkan ISO masih saja ada yang tidak melakukan tulis menulis. Pernah ada permasalahan dari produk kami yang dikomplain pelanggan, kami cukup kesulitan mencari riwayat produk tersebut.
Kami pernah mendapat pekerjaan dari Jepang yang didampingi seorang TA. TA Jepang itu dalam bekerja selalu tidak lepas dari buku dan pulpen untuk menulis apa saja yang telah dilakukan. Itulah budaya Jepang “Tulis apa yang Anda kerjakan – kerjakan apa yang Anda tulis”. Dengan begitu apapun yang terjadi dengan produk tersebut, TA tersebut mempunyai riwayatnya, seperti siapa yang mengerjakan, kapan dikerjakannya, apakah pernah terjadi kesalahan atau tidak, dan sebagainya.
Memang budaya tulis masih belum menjadi budaya kita, atau memang bukan budaya kita. Coba lihat berapa bayak dongen yang ada di negara kita. Tidak ada satupun dongeng yang aslinya merupakan bentuk tulisan, semua merupakan cerita dari mulut ke mulut sehingga mungkin sudah banyak terjadi perubahan. Kelihatannya kita merupakan bangsa pendongeng.

Untungnya saat itu Dirutnya termasuk pimpinan yang otoriter, sehingga proses persiapan untuk sertifikasi walau berat semua orang mendukung karena takut sama p Dirut. Ditambah lagi masih banyak orang tua-orang tua yang didikan Jepang, sehingga budaya tulis menulis masih berjalan. Saat ini saya sendiri agak prihatin melihat perkembangan ISO di tempatku, karena sekarang ISO sudah merupakan penugasan ke seseorang. Jadi apapun yang berbau ISO merupakan tanggungjawab orang tersebut, bukan tanggung jawab semua orang. Saat akan audit, staf-staf yang ditunjuk mengurusi ISO yang bertanggung jawab suksesnya audit, sehingga kalang kabut staf-staf tersebut melakukan persiapan, audit eksternal maupun internal. Di sinilah saya lihat peranan jajaran direksi dan MR sangat berperan. Awal-awal kami menerapkan ISO, direksinya otoriter dan MRnya cerewet, akhirnya semua jalan bagus. Setelah terjadi pergantian direksi ke yang lebih kooperatif, prosedur ditempatkan di suatu tempat yang hanya disentuh saat akan audit.
Kembali ke proses audit di perusahaanku, selama 4 hari Audit di laksanakan, tapi Audit kali ini tidak banyak temuan yang dihasilkan, tetapi catatan-catatan untuk perbaikan cukup banyak. Alhamdulillah perusahaanku masih bisa memperpanjang sertifikat ISO 9001 versi 2008. Ini merupakan hasil kerja staf-staf ISO yang telah ditunjuk, bukan hasil kerja semua orang. Semoga semua bisa segera berubah seperti masa lalu, sehingga terasa enak suasana kerja. amin


Responses

  1. Saya tertarik pada kutipan “…Bahkan sampai sekarang, yang sudah tahunan menerapkan ISO masih saja ada yang tidak melakukan tulis menulis….”
    Barangkali kalau saya boleh bertanya apakah artinya pejabat MR hingga saat kini (setelah ber-tahun2) belum juga selesai mengumpulkan dari seluruh foreman/supervisor ‘daily task’ dari seluruh departemen/divisi (via bottom up process) ? Dan bagaimana tanggapan/instruksi dari Top Management atas laporan MR itu tadi dalam konteks belum selesai terdokumentasinya seluruh ‘daily task’ dalam business process ? Terimakasih.

    • Terima kasih atas tanggapannya. Adanya ISO ini banyak form yang dibuat untuk mendokumentasikan semua kegiatan yang berhubungan dengan mutu. Dulu saat bos kami masih otoriter semua kolom atau isian di form yang dibuat pasti diisi oleh yang melakukannya, karena takut. Setelah ada pergantian pimpinan yang sabar, menjadi agak lunak sehingga ada beberapa form yang tidak diisi tidak apa-apa. Setiap audit internal pasti ada temuan mengenai isian form, tetapi tindakan dari atasan kurang tegas. Sehingga kejadian tersebut akan berulang. Inilah yang saya katakan tulis menulis belum menjadi budaya tetapi dilakukan karena takut.

  2. Sekarang jelas ternyata problem tulis menulis yg dimaksud yaitu REKAMAN MUTU ada BEBERAPA kosong tidak diisi. Saya coba berbagi problem solving. Bila selama bertahun2 ini dgn kosong tidak konsisten mengisi formulir rekaman mutu, telah terbukti tidak berdampak negatif pada: a) mampu telusur ‘product’, b) jumlah customer complaint, c) tingkat customer satisfaction survey, maka saya akan hapus hilangkan sekalian bagian2 formulir yg sering kosong2 itu tadi.
    Saya tidak akan menghapuskannya itu bila belum dievaluasi topik a, b, c tadi.

    • Di tempat kami sudah dibentuk Tim ISO yang bertugas mereview prosedur. Form-form yang tidak diisi tersebut sebenarnya hal yang penting, contoh perkiraan JO dan JM dalam mengerjakan suatu proses. Ini perlu diisi agar Rendal Prod bisa membuat jadwal produksi. Tetapi berhubung kosong, Rendal Prod dalam membuat jadwal dilakukan perkiraan. Hal ini menimbulkan mudah sekali melakukan kegiatan lembur dan outsourching pekerjaan, dengan alasan jadwal sudah mepet. Seandainya rencana JO dan realisasi JO diisi, apabila ada pekerjaan sejenis sudah bisa dijadwalkan dengan tepat. Saat ini Perusahaan kami mengimplementasikan software SAP, hal ini yang akhirnya memaksa semua staf melakukan tulis menulis ke komputer, karena bila tidak, sistem akan berhenti. Form-form yang dulu kosong tidak masalah (walau sebenarnya masalah) sekarang harus diisi. Terjadi perubahan budaya yang cukup besar dan semoga bisa dilalui.

  3. gak semuanya harus tertulis secara konvensional, skrg bisa pakai media lain utk mencatat dan menyimpan catatan (termasuk mengelola catatan, dst) yakni dgn media softcopy.
    data hasil inspeksi / pengukuran / database / dll bisa dimasukkan ke dlm media elektronik (pakai komputer, maksudnya).
    dan yg paling penting lagi, semua hal yg perlu diketahui oleh karyawan (menyangkut tugasnya) haruslah dikomunikasikan / dilatih dgn baik agar tujuan management systems bisa dicapai, kurangi / hilangkan / perbaiki prosedur yg tdk perlu… namanya juga perbaikan yg berkelanjutan, gak pernah selesai lah….

    • Benar Pak, sekarang dengan diimplementasikannya software SAP semua harus melakukan pencacatan, baik hardcopy maupun softcopy. Yang hardcopy akan dijadikan lampiran pada form di softwarenya. Sebenarnya jobdesnya semua staf sudah mengetahui, berhubung sering berfikiran “ah gini saja tidak apa-apa, kan mereka sudah tahu sendiri..” Dan bagian lainpun akan menutup kekurangan tersbut. Apabila ada permasalahan di produk jadi, semua akan kalang kabut mencari dokumennya, bila tidak ditemukan ya… mengandalkan ingatan.
      Semoga dengan adanya SAP semua akan berubah menjadi baik

  4. Kemungkinan ada miss-communication di sayanya. Sebab saya coba pakai istilah ‘daily task’ dalam konteks pemenuhan klausul ISO 9001 Product Realization. Kemudian sy seperti telah pindah topik ke problema konsistensi mengisi formulir2 Quality Record (Rekaman Mutu) ada beberapa kosong tidak ditulis. Terakhir ini malah bingung sebab aplikasi software SAP oleh karyawan dinilai telah membereskan problem kekosongan isian formulir Rekaman Mutu? Maksud saya, sy tidak pahami audit findings Non-Conformity yg bagaimanakah ini sehingga implementasi software SAP itu adalah aciton plan untuk closed-out temuan audit NC ini?

    • Begini Pak, di tempat saya untuk pemenuhan iso pasti ada form-form yang harus diisi. Tetapi di lapangan form-form tersebut ada beberapa kolom yang tidak diisi, salah satu contohnya di perkiraan JO dan JM di suatu proses produksi.
      Ini menjadikan suatu temuan di audit internal karena isian ini berpengaruh pada proses berikutnya. Temuan ini kemudian ditutup dengan suatu kegiatan, seperti pelatihan kembali. Pelatihan sudah dilakukan, tetapi di audit berikutnya terjadi lagi temuan yang sama tetapi pada proyek yang lain. Hal ini akhirnya diangkat di Tinjauan Manajemen dan sudah diberi rekomendasi, tetapi kenyataannya tetap saja terulang. Pimpinan kami memang kurang tegas dalam menyikapi permasalahan ini, sehingga tidak ada orang yang takut untuk mengulang kesalahan.
      Kenapa audit eksternal tidak terjadi temuan?, hal ini karena pintar-pintarnya kami dalam menutupi permasalahan yang ada. Dukumen-dukumen yang untuk ditunjukkan ke auditor sudah disiapkan terlebih dahulu. Inilah yang membuat saya jeleh bekerja di bagian dokumentasi. Saat audit semua skenario dijalankan, dan kadang-kadang memang ada yang di luar skenario sehingga menjadi suatu temuan, dan temuan tersebut bisa ditutup.
      Harapan saya dengan adanya SAP, maka semua staf akan dipaksa untuk melakukan tulis menulis yang dibutuhkan dalam proses bisnis internal, sehingga otomatis temuan-temuan mengenai tulis menulis akan tertutup.
      Kenapa proses bisnis sebelum ada SAP bisa jalan, karena semua sudah hapal dengan pekerjaannya. Akan terjadi masalah bila ada permasalahan di produk akhir. Pernah terjadi permasalahan di produk kami yang telah dipakai kastemer hampir sepuluh tahun, dan kastemer tersebut komplain. Kami melakukan investigasi, dan itu bukan karena kesalahan kami, tapi kami kesulitan membuktikannya karena kesulitan mencari bukti-bukti tertulis yang menyangkut produk tersebut. Akhirnya ketemu di dokumen tidak resmi staf kami. Dokumen ini akhirnya dibuat seolah-olah menjadi resmi. Coba kalau tidak ada, kami sudah tercoreng.

      • nimbrung..!!! Kalo saya baca diskusi ini dari awal, sebenernya inti permasalahan bermula ada pada pimpinan, terutama pucuk pimpinan, -Dirutnya. ISO khan top-down. kalao’ pimpinan dalam penerapannya tdk tegas ya sudah. Atau kalo dirutnya gak bisa ya jajaran di bawah dirut, ato MR nya hrs berani ngoyak2.

  5. Paham. Terimakasih. Sekalipun SAP dinilai mahal (umpamanya), sy optimis itulah harga yg sebanding untuk sebuah disiplin. Telah diijelaskan juga disitu, bahwa hukumannya jika tidak disiplin mengisi lengkap isian SAP, maka software SAP ada yg ‘hang’, tidak bisa di-‘run’. Barangkali ‘stay alert’ ISO 9001 yg berikutnya dgn SAP ini ialah kita siap2 munculnya objek audit ISO 9001 yg baru, yaitu kompetensi SDM untuk implementasi SAP, juga prosedur terkait penanganan emergency di hardware server/backup storage ataupun di software/file yg corrupted oleh serangan virus LAN (misalnya).

  6. Nama saya Zulkifli, pimpinan redaksi majalah Quality Club http://www.qcmagz.com
    Majalah quality club memuat artikel iso management system , termasuk ISO 9000.

    Apabila diizinkan, tulisan “Audit ISO 9000” ini ingin saya tampilkan di majalah Quality Club edisi yang mendatang.

    Terima kasih.

    Salam
    Zulkifli Nasution
    redaksi@qcmagz.com

    • Silakan Pak, tapi mohon dicantumkan alamat asalnya. Terima kasih

      • Ya tentu, kami akan cantumkan sumber tulisan dan akan kami kirim majalah quality club, mohon info alamat ke redaksi@qcmagz.com
        Terima kasih.


Tinggalkan Balasan

Isikan data di bawah atau klik salah satu ikon untuk log in:

Logo WordPress.com

You are commenting using your WordPress.com account. Logout / Ubah )

Gambar Twitter

You are commenting using your Twitter account. Logout / Ubah )

Foto Facebook

You are commenting using your Facebook account. Logout / Ubah )

Foto Google+

You are commenting using your Google+ account. Logout / Ubah )

Connecting to %s

Kategori

%d blogger menyukai ini: