Oleh: ardianita | 07/26/2012

Audit Sistem Manajemen Mutu ISO 9001 (Internal Audit)

Kebiasaan di tempat kami adalah audit dilakukan oleh satu tim yang terdiri dari 2 orang Auditor atau 3 orang Auditor dan salah satu menjadi pimpinan (jabatannya sebagai Wakil LA). Sebenarnya dalam 1 periode audit sudah ditentukan 1 orang Lead Auditor yang akan dibantu oleh beberapa Wakil Lead yang ditempatkan dalam tim-tim tersebut. Wakil LA inilah nantinya yang akan memimpin dalam proses audit. Sedangkan LA juga terlibat dalam proses audit tetapi di tempat yang lain sesuai dengan pembagian jadwal audit yang dibuat oleh MR.

Acara audit ini adalah acara yang biasa kami ikuti.

Opening Meeting

Di awal ada opening meeting yang dihadiri oleh semua pimpinan unit dalam perusahaan tersebut beserta Direksi. Di acara ini MR akan menerangkan tujuan audit kali ini dan elemen-elemen berapa saja yang akan diaudit, juga unit/departemen mana saja yang akan terlibat. Jadwal pelaksanaan juga dibahas di sini. Diperkenalkan juga tim auditor yang akan mengaudit di setiap unit/departemen.

MR kemudian mempersilakan Direksi untuk memaparkan kebijakan mutu di perusahaannya, dan proyek-proyek/kegiatan-kegiatan apa saja yang telah dan akan dilakukan. Paparan Direksi ini nantinya yang akan dipakai sebagai bahan audit di setiap unit/departemen, apakah jajaran di bawah Direksi sudah melakukan sesuai dengan arah perusahaan yang sudah disepakati? (arah perusahaan dalam segi mutu).

Acara ini bisa berlangsung 15 menit atau 30 menit, karena bisa juga dilanjutkan dengan audit manajemen. Auditor bisa langsung mengaudit Direksi dalam hal kebijakan-kebijakan yang terkait mutu.

Proses Audit di Unit/Departemen

Pembukaan

Lead Auditor/Wa biasanya akan memperkenalkan diri siapa saja anggota dalam tim auditor. Kadang-kadang dalam perkenalan ini bisa detail, misalnya bapak A yang akan mengaudit Elemen apa saja, dan bapak B akan mengaudit Elemen yang lain.

Setelah perkenalan, akan dilanjutkan menerangkan tujuan audit dan elemen-elemen ISO yang akan diaudit sesuai dengan panduan yang telah dibuat oleh MR untuk Auditor. Kemudian disepakati jadwalnya, seperti yang telah dibuat oleh MR dan sistem audit yang akan dipakai. Sistem audit ini bisa berupa tanya jawab yang disertai dengan bukti dokumen atau hasil kerja, bisa juga dengan audit di lapangan, yaitu dengan melihat bukti nyata dari kegiatan sistem mutu yang telah dibuat. Kemudian Pimpinan unit/departemen dipersilakan memberi sambutan terkait dengan proses audit ini.

Pelaksanaan Audit

Dalam proses audit sebaiknya diawali dengan melihat proses kegiatan mutu di unit/departemen tersebut. Pimpinan unit diminta untuk menjelaskan seluruh proses yang terjadi di unit/departemennya. Apabila ada yang kurang, bisa diminta untuk menjelaskan lebih detail, karena dari sini akan bisa dilihat apakah kegiatan yang telah dilakukan sesuai dengan paparan Direksi atau tidak. Dari sinilah pertanyaan-pertanyaan akan muncul. Dengan mengetahui alur prosesnya, dipadukan dengan check list yang telah dibuat, bisa mudah bagi Auditor untuk mengajukan pertanyaan-pertanyaan.

Selama proses audit,antar Auditor jangan sampai terjadi silang pendapat. Apabila tidak setuju dengan Auditor yang satunya, harus bisa menahan diri dan kemudian minta waktu ke Lead/Wa untuk melakukan diskusi sebentar. Lakukan diskusi di tempat yang terpisah dengan auditee.

Selama audit, Auditor jangan sampai melakukan debat kusir dengan Auditee. Karena biasanya Auditee akan mempertahankan pendapatnya bila ada yang kurang tepat menurut Auditor. Catat saja, dan nanti bisa didiskusikan dengan tim saat akan membuat temuan ketidaksesuaian.

Setiap pertanyaan dan jawaban sebisa mungkin dicatat, untuk memudahkan merunut suatu proses, dan juga untuk melakukan pengecekan lebih lanjut di lapangan apabila diperlukan. Proses di lapangan adalah proses audit ke tingkat staf pelaksana atau ke ruang kerja. Karena dalam proses audit biasanya hanya dihadiri oleh staf pimpinan setempat.

Beberapa pertanyaan yang umum ditanyakan Auditor, saya ambil contoh mengenai Sasaran Mutu unit. Di dalam check list biasanya hanya tertulis “Apakah Unit kerja mempunyai sasaran mutu? Bagaimana cara menghitung dan pencapaiannya?”

Pertanyaan tersebut bisa disampaikan, kemudian dilanjutkan :

-          Apakah unit kerja punya program kerja untuk mencapai sasaran mutu tersebut? Auditor akan melakukan pengecekan apakah program kerjanya telah sesuai dengan program kerja perusahaan.

-          Bagaimana analisa dari hasil pencapaiannya, apabila masih kurang, Auditor akan menanyakan bagaimana usaha-usaha untuk melakukan perbaikan agar bisa tercapai.

-          Apabila hasilnya telah tercapai sesuai target atau lebih tinggi, maka juga ditanyakan bagaimana program kerja untuk mempertahankan dan melakukan peningkatan.

-          Semua jawaban dari pertanyaan di atas harus disertai bukti. Bukti bisa berupa tulisan, maupun wawancara ke staf. Bukti-bukti tersebut untuk menunjukkan bahwa suatu program kerja yang dibuat pimpinan telah bisa dipahami dan dilaksanakan oleh stafnya, sehingga proses kerja di unit tersebut berjalan dengan baik.

Audit ISO 9001 :2008 adalah audit proses, sehingga pertanyaan-pertanyaan diarahkan ke proses unit tersebut. Apakah prosesnya sudah efisien, atau masih mbulet/berputar-putar sehingga akan menimbulkan an-efisien di proses berikutnya. Proses itu harus dipahami oleh semua jajaran dengan melihat bukti hasil kerjanya atau bukti yang tampak di ruang kerja, atau bukti berupa wawancara langsung ke pekerja.

Pertanyaan ke tingkat staf bisa berupa

-          Apakah Bapak/Ibu dalam melakukan pekerjaan ini ada petunjuk kerjanya?

-          Apakah Bapak/Ibu memahami petunjuk kerjanya? Apabila tidak paham, Bapak/Ibu akan bertanya ke siapa?

-          Apakah Bapak/Ibu mengetahui bahwa petunjuk kerja tersebut valid apa tidak? Apabila petunjuk kerja tersebut tidak valid, apa yang akan Bapak/Ibu lakukan?

Setelah semua yang ada di check list Audit sudah terjawab, biasanya Auditor akan melakukan observasi ke lapangan untuk melihat implementasinya. Di sinilah Auditor dituntut untuk jeli, karena akan banyak ketidaksesuaian. Untuk menemukan hal tersebut memang dibutuhkan jam terbang sebagai Auditor. Apabila Auditor yang sudah punya jam terbang tinggi, biasanya akan langsung menuju suatu tempat, dimana staf sering tidak konsisten dalam mengimplementasikan mutu.

Di tempat kami pernah ada temuan cukup fatal mengenai pengelasan di suatu produk. Di instruksi pengelasannya sudah jelas ada, tetapi staf tidak konsisten dalam melakukan tugasnya. Tempat yang akan dilas memang tidak terlihat, dan biasanya memang tidak pernah dilakukan pengecekan di tempat tersebut. Tapi Auditor (eksternal Auditor) tahu, bahwa di tempat tersebut pasti tidak semua dilakukan. Beliau langsung mengecek, ternyata benar, di beberapa produk ada yang dilas, di yang lain tidak. Beliau bercerita, di banyak negara staf pengelasan sering melakukan ketidak konsistenan di tempat ini, karena QC sering tidak melakukan pengecekan.

Auditor yang punya jam terbang tinggi, bisa melihat penyimpangan yang kecil-kecil. Karena menurutnya hal yang kecil-kecil itu bila dibiarkan akan menjadi suatu kebiasaan yang nantinya akan berpengaruh ke mutu.  Salah satu contoh, apabila kamar mandi/wc yang tidak bersih akan membuat orang untuk malas masuk ke sana dan akhirnya akan mencari tempat alternatif lain. Nah, alternatif lain ini yang akan menjadikan tambah jorok lingkungan.

Penutup

Bila audit sudah selesai, Lead Auditor bisa minta waktu ke Auditee untuk merekap hasil audit. Apabila auditor adalah berbentuk tim, dilakukan diskusi untuk membuat temuan-temuan ketidaksesuaian dan catatan-catatan untuk peningkatan. Apabila sendirian, ya… dilakukn sendiri.

Bila telah selesai, Lead Autitor akan mengundang kembali Auditee untuk membacakan hasil audit.

Lead Auditor akan membacakan hasil audit, ada berapa temuan apabila memang ada, dan apa saja yang perlu dilakukan peningkatan. Juga disampaikan batas akhir menutup hasil temuan. Auditee bisa menerima hasil temuan, atau bisa menolak hasil temuan itu apabila dirasa temuan tersebut tidak sesuai. Tetapi semua hasil temuan Auditor tetap harus ditandatangani oleh Auditee, sebagai bukti telah dilakukan audit. Nantinya Auditee bisa menuliskan di lembar “Laporan Ketidaksesuaian” tersebut menolak dengan diberikan alasan.

Audit sudah selesai.

Closing meeting

Setelah seluruh proses audit (sesuai jadwal) sudah selesai dilakukan, MR akan mengundang seluruh pimpinan perusahaan beserta Direksi dan Auditor untuk membacakan semua hasil temuan dari para Auditor selama proses audit.

MR juga akan mengingatkan batas akhir penyerahan penyelesaian temuan. Saran-saran dari Auditor juga dibacakan.

Rangkaian proses internal audit sudah selesai sampai di sini.

 

yang terkait http://ardianita.wordpress.com/2013/04/29/flowalur-proses-desain-dan-pengembangan/

About these ads

Responses

  1. Tulisannya sangat bermanfaat. Saya baru belajar tentang audit internal. Saya ingin meminta saran, bagaimana caranya meningkatkan kepedulian rekan – rekan kerja terhadap pelaksanaan audit? Perusahaan kami baru saja mendapatkan sertifikat ISO 9001 – 2008 dengan mandiri (tanpa konsultan). Terima kasih masukannya.

    • Pengalaman di tempat kami, dibentuk tim yang terdiri dari perwakilan unit kerja. Tim ini yang akan melakukan sosialisasi di semua unit kerja. Tetapi keberhasilan tim ini tergantung dari dukungan pimpinan maupun direksi. Di tempat kami saat dipimpin oleh direksi yang tegas mengenai implementasi ISO, ISO bisa berjalan efektif. Tetapi setelah direksinya diganti dengan yang tidak peduli ISO, implementasi ISO ada penurunan.
      Kami menyarankan dibentuk leader-leader di setiap unit kerja, agar selalu mengingatkan teman-temannya apabila ada penyimpangan juga sebagai tempat bertanya bila ada permasalahan tentang prosedur kerja. Karena apabila semua permasalahan ditangani oleh MR maupun unit kerja khusus ISO, masih kurang efektif.
      Terima kasih

  2. Auditor to mas? Menarik ulasannya…


Berikan Balasan

Isikan data di bawah atau klik salah satu ikon untuk log in:

WordPress.com Logo

You are commenting using your WordPress.com account. Logout / Ubah )

Twitter picture

You are commenting using your Twitter account. Logout / Ubah )

Facebook photo

You are commenting using your Facebook account. Logout / Ubah )

Google+ photo

You are commenting using your Google+ account. Logout / Ubah )

Connecting to %s

Kategori

Ikuti

Get every new post delivered to your Inbox.

%d blogger menyukai ini: