Oleh: ardianita | 07/17/2012

Persiapan Audit Sistem Manajemen Mutu ISO 9001

  1. Buatlah check list sesuai bagian/unit yang akan diaudit. Pahami proses kerja di bagian/unit yang akan diaudit
  2. Check list berisi pertanyaan-pertanyaan yang sesuai dengan pasal-pasal di prosedur ISO yang terkait dengan bagian yang akan diaudit. Check list ini merupakan panduan untuk mengaudit sehingga tidak ada hal-hal yang terlupa saat proses audit
  3. Check list ini bisa dibuat detail atau global, sehingga bisa ditambah selama proses audit.
  4. Contoh check list untuk permasalahan dokumentasi

-          Apakah unit ini mempunyai daftar induk dokumen?

-          Apakah daftar induk ini adalah yang terbaru ?

-          Bagaimana prosedur untuk merevisi dokumen ?

-          Apakah dipisahkan antara dokumen yang masih dipakai dan yang tidak dipakai ?

-          Apakah unit ini mendistribusikan dokumen, dan bagaimana caranya ?

-          Apakah sebagai acuan kerja adalah dokumen yang valid sesuai dalam daftar induk dokumen?

 

Dari 5 pertanyaan di atas saat audit akan berkembang :

-          Dicek tanggal terbit dan pengesahaannya, ditanyakan cara pembuatan daftar induk dokumen, siapa yang membuat dan yang mengesahkan.

-          Ambil beberapa contoh dokumen dari daftar induk dan cocokkan tanggal terbit, revisi dan pengesahaannya. Biasanya di sini banyak permasalahan. Daftar induk tidak terperbarukan.

-          Ditanyakan prosedur pembuatan dokumen-dokumen yang ada di dalam daftar induk dokumen. Untuk memastikan prosedur tersebut diimplementasikan, bisa dipanggil yang membuat dokumen tersebut untuk presentasi mengenai pembuatan dokumen itu.

-          Akan berkembang mengenai kompetensi personil, ditanyakan daftar kompetensi personil di unit tersebut dan kecukupannya untuk mendukung kegiatan di unit tersebut.

-          Daftar pelatihan yang pernah diikuti oleh personil di unit tersebut untuk mendukung pekerjaannya

-          Ambil beberapa contoh dokumen-dokumen yang mengalami revisi, cek apakah semua sudah sesuai dengan prosedur yang tertulis?. Biasanya di sini juga ada masalah, jika dokumen yang direvisi harus segera didistribusikan.

-          Ada beberapa kasus dokumen yang direvisi masih dipakai sebagai acuan kerja, walaupun ada dokumen yang revisi terakhir.

Dari pertanyaan-pertanyyan di atas akan terus berkembang apabila ada dokumen yang tidak sesuai, yang akhirnya bisa sebagai temuan atau rekomendasi untuk dilakukan perbaikan

 

  1. Jadwal audit yang telah diedarkan oleh MR, perlu diklarifikasikan kembali ke Auditee, apakah Auditee siap untuk diaudit sesuai dengan jadwal? Apabila Auditee tidak siap, Auditee diminta membuat permohonan ke MR untuk dilakukan penundaan beserta alasannya.
  2. Apabila Auditor terdiri dari beberapa orang, alangkah baiknya untuk dilakukan koordinasi dalam team untuk menentukan sasaran tembak dan pembagian kerja, agar audit bisa berjalan efektif dan lancar. Dalam satu team, Auditor dilarang untuk beda pendapat di depan Auditee. Apabila terjadi perbedaan pendapat antar Auditor saat proses audit, Lead auditor bisa minta waktu ke Auditee untuk diskusi sebentar di ruang terpisah.
  3. Siapkan daftar hadir, form temuan, form tindakan perbaikan dan pencegahan dan buku untuk membuat catatan-catatan selama proses audit, yang nantinya bisa dipakai membuat laporan audit ke MR.
  4. Siapkan mental, dan jangan sampai terjadi diskusi yang berkepanjangan dengan auditee apalagi menuju debat kusir yang bisa mengarah ke emosi, apabila menemukan suatu ketidaksesuaian.

 

SIAP MELAKUKAN PROSES AUDIT

 

About these ads

Berikan Balasan

Isikan data di bawah atau klik salah satu ikon untuk log in:

WordPress.com Logo

You are commenting using your WordPress.com account. Logout / Ubah )

Twitter picture

You are commenting using your Twitter account. Logout / Ubah )

Facebook photo

You are commenting using your Facebook account. Logout / Ubah )

Google+ photo

You are commenting using your Google+ account. Logout / Ubah )

Connecting to %s

Kategori

Ikuti

Get every new post delivered to your Inbox.

%d blogger menyukai ini: